ICS 03.080.99 A 16 DB37 山 东 省 地 方 标 准 DB37/T 3891.4—2020 残疾人集中就业服务规范 第 4 部分：档案管理 Specification for centralized employment services for people with disabilities—Part4:Archives management 2020 - 03 - 31 发布 山东省市场监督管理局 2020 - 05 - 01 实施 发 布 DB37/T 3891.4—2020 前 言 DB37/T 3891《残疾人集中就业服务规范》分为五个部分： ——第1部分：入职评估； ——第2部分：培训； ——第3部分：工作保障、生活及精神关爱； ——第4部分：档案管理； ——第5部分：志愿服务。 本部分为DB37/T 3891的第4部分。 本部分按照GB/T 1.1—2009给出的规则起草。 本部分由山东省残疾人联合会提出、归口并组织实施。 本部分起草单位：东营百华石油技术开发有限公司、东营市市场监督管理局、东营市残疾人联合会、 威海洁瑞医用制品有限公司、济南市长清计算机应用公司、山东华规标准化技术咨询服务有限公司。 本部分主要起草人：成卫海、秦旭昌、李永、姜海强、鞠泓锋、刘江涛、高松竹、张伟涛、孟黎、 赵鹏。 I DB37/T 3891.4—2020 残疾人集中就业服务规范 第 4 部分：档案管理 1 范围 DB37/T 3891的本部分规定了残疾人集中就业企业档案管理的管理部门和工作人员、档案内容、档 案的收集、保管、档案的提供利用和档案的转递。 本部分适用于山东省残疾人集中就业企业残疾人职工的档案管理工作。 本部分也适用于各级残疾人联合会通过查验档案，督查残疾人集中就业企业对残疾人各项政策的落 实情况。 2 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 2.1 残疾人职工档案 企业针对残疾人职工进行聘用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等过程中，形成的记录个人 经历、政治思想、业务技术水平、工作成绩和工作变动等情况的文件、影像等资料。 3 管理部门和工作人员 残疾人职工档案管理可由办公室或综合管理部等职能部门设置专职或兼职人员进行日常管理。档案 管理工作人员应具备档案管理基本知识，熟悉人力资源和社会保障政策法规等。 4 档案内容 4.1 残疾人职工档案 4.1.1 入职材料 入职时档案材料可包括： ——个人简历； ——残疾人证及身份证复印件，学历、学位复印件，专业技能、专业资质及相关认证材料； ——入职评估综合评估表，入职体检报告，入职登记表； ——转正材料； ——待遇核定事项审批材料； ——劳动合同书。 4.1.2 工作期间档案材料 1 DB37/T 3891.4—2020 工作期间档案材料可包括残疾人职工的社会保障、定岗定级、年度考核、任免及调动、学历与职称、 培训、医疗康复、奖励或处分及退休或离职等，具体包括但不限于以下内容： ——社会保险相关材料； ——工资待遇核定文件； ——年度考核记录； ——任免、调动文件； ——学历与职称变动材料； ——培训记录； ——体检信息、康复信息； ——奖惩文件； ——退休或与企业解除（终止）劳动关系的材料。 4.2 企业档案 4.2.1 政府相关政策文件：包括国家、地方政府颁布的有关残疾人的政策法规和相关文件等。 4.2.2 企业内部管理文件：可包括企业制定的有关残疾人职工的规章制度、文件和有关残疾人职工的 会议纪要、培训记录、工作考核记录、工资表、社会保险相关材料、福利待遇发放文件及记录等。 4.2.3 荣誉及表彰：包括企业在安置残疾人集中就业工作中获得政府及相关单位表彰所授予的证件、 牌匾、证书及相关文件等。 5 档案的收集、保管 5.1 残疾人职工自入职之日起，即建立个人档案，应一人一档，档案封面左上方应标记档案编号、职 工姓名、性别及身份证号。档案资料收集内容见本标准 4.1。 5.2 残疾人职工工作期间的新增和变动材料（见本标准 4.1.2）应及时归档。 5.3 档案材料应分类归档，材料完善、编排有序、目录清楚、完整条理、妥善保管。 5.4 档案保管应做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。 5.5 有条件的企业宜建立电子档案。 5.6 档案管理工作人员应认真做好残疾人职工档案的收集及管理工作，严禁篡改、伪造残疾人职工档 案。 6 档案的提供利用 6.1 档案一般采取现场查阅的原则进行提供利用。特殊情况必须借出查阅的，应以书面形式说明理由， 填写《查（借）阅档案审批表》（参见附录 A），经企业相关领导批准后办理登记手续进行查阅。 6.2 查阅人员不得涂改、圈划、抽取、撤换档案，不得泄露或擅自复制、拍摄、向外公布档案内容， 如因工作需要确需从档案中取证的，应填写《查（借）阅档案审批表》，经企业相关领导批准后复制或 拍摄。 6.3 查（借）阅档案应及时归还，档案管理人员应在核查无误后进行归档。 7 档案的转递 7.1 残疾人职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应根据其要求及时将其档案转交其新 的工作单位或其户口所在地的人力资源和社会保障部门。 2 DB37/T 3891.4—2020 7.2 转递档案应根据新的工作单位或其户口所在地的人力资源和社会保障部门的要求，将档案材料进 行密封后邮寄或交本人自带。 3 DB37/T 3891.4—2020 AA 附 录 A （资料性附录） 查（借）阅档案审批表 表A.1 查（借）阅档案审批表 姓名 部门 查（借）阅档案材料名称 查（借）阅档案原因： 查（借）阅档案时间： 年 月 日 查（借）阅档案归还时间： 年 月 日 档案管理部门负责人签字： 档案管理部门分管领导签字： 归还档案检查情况： 档案管理工作人员签字： _________________________________ 4