ICS35.240.01 A16SF 中华人民共和国司法行政行业标准 SF/T0037—2019 公证档案数字化规范 Notarizationarchivesdigitizationspecification 2019-5-5发布 2019-5-20实施 中华人民共和国司法部发布SF/T0037—2019 I目  次 前  言.............................................................................................................................................................II 1范围.................................................................................................................................................................1 2规范性引用文件.............................................................................................................................................1 3术语、定义和缩略语.....................................................................................................................................1 4基本要求.........................................................................................................................................................2 5基本流程.........................................................................................................................................................2 6技术要求.........................................................................................................................................................5 7安全管理.......................................................................................................................................................10 8数据利用.......................................................................................................................................................12 附录A（规范性附录）数字化加工作业单.................................................................................................13 附录B（规范性附录）档案数字化成果验收单.........................................................................................14 附录C（规范性附录）档案数字化成果备份登记表.................................................................................16SF/T0037—2019 II前  言 本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别这些专利的责任。 本标准由司法部公共法律服务管理局、中国公证协会提出。 本标准由司法部信息中心归口。 本标准起草单位：中国公证协会。SF/T0037—2019 1公证档案数字化规范 1范围 本标准规定了公证档案数字化工作的基本要求、基本流程、技术要求、安全管理和数据利用。并在 附录中给出了数字化加工作业单、档案数字化成果验收单和档案数字化成果备份登记表。 本标准适用于对公证档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。 2规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。 凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T11821—2002照片档案管理规范 GB/T12905—2000条码术语 GB/T15418档案分类标引规则 GB/T17235.1—1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分：要求和指南 GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T20530—2006文献档案资料数字化工作导则 SF/T0023—2019全国公证综合管理信息系统技术规范 3术语、定义和缩略语 3.1术语和定义 GB/T11821—2002、GB/T12905—2000、GB/T15418、GB/T17235.1—1998、GB/T18894和GB/T20530 —2006界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 3.1.1 公证档案notarialfiles 公证机构执业活动的真实记录。 注：公证档案是国家档案的重要组成部分。公证档案包括文字、图表、声像等形态，具有重要的查考利用价值。 3.1.2 条目clausesandsubclauses 描述公证活动中所含内容的基础分割单位，有一个单一的主题，用于阐述一件事物、一个人物、或 他们具备特定主题的组合，并且对该条目所描述之事物作出一个客观的界定。 注：基本条目包括机构编码、全宗号、目录号、案卷号、归档日期、保管期限、页数以及年度、类别、类型、公证 书编号、当事人信息等。 3.1.3SF/T0037—2019 2档案去污filesdecontamination 去除档案在保存和利用过程中沾染的各种污渍。 3.1.4 数据挂接dataconnection 通过计算机技术，实现目录数据与相关联的数字图像的索引、关联。 3.2缩略语 下列缩略语适用于本文件。 AVI音频视频交错格式（AudioVideoInterleaved） DPI每英寸点数（DotsPerInch） DVD数字视频光盘（DigitalVideoDisc） JPEG联合图像专家组（JointPhotographicExpertsGroup） MP3动态影像专家压缩标准音频层面3（MovingPictureExpertsGroupAudioLayerIII） MP4动态图像专家组（MovingPictureExpertsGroup4） MPEG动态图像专家组（MovingPictureExpertsGroup） NTSC国家电视标准委员会（NationalTelevisionStandardsCommittee） OCR光学字符识别（OpticalCharacterRecognition） PAL逐行倒相制式（PhaseAlternatingLine） PDF便携式文档格式（PortableDocumentFormat） SCSI小型计算机系统接口（SmallComputerSystemInterface） USB通用串行总线（UniversalSerialBus） 4基本要求 基本要求包括： a)应合理制定档案数字化的实施计划，确保原始档案和数字化档案的安全； b)在档案数字化过程中，应避免或减少对档案实体的破坏，最大程度地维持档案的原貌； c)加工各环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建 立起完整、规范的记录； d)应遵循GB/T18894中关于归档电子文件长期保存格式的要求； e)应符合SF/T0023—2019的数据规范，以保证数据与通用管理信息系统交互传输； f)属于归档范围的公证卷宗和已规定保管期限的公证，全部列为档案数字化加工范围。 5基本流程 5.1档案数字化加工的基本流程 档案数字化加工的基本流程包括档案整理、数据采集处理和数据验收及备份。具体流程如图1所示。SF/T0037—2019 3 图1档案数字化加工的基本流程 其中： a)档案整理：包括档案交接、档案规整、条目录入、粘贴二维码、档案实体归档整理； b)数据采集处理：包括数据采集、数据采集质检、数据处理、数据处理质检； c)数据验收及备份：包括数据验收、数据备份。 5.2纸质档案数字化工作流程 纸质档案数字化工作流程包括档